Capitulo 4: Sistema de Gestión de la Calidad de Nuestra Empresa
4.1 REQUISITOS GENERALES (MAPA DE PROCESOS)
El OTEC Escuela de Capacitación en Negocios E.I.R.L. ha determinado, documentado, implementado y mantiene un sistema de gestión de la calidad con el compromiso de mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la normas ISO 9001:2008 y Nch 2728:2003. Además determina los procesos para el Sistema de Gestión de la Calidad su secuencia e interrelación y control, tal como se muestra en el siguiente Mapa de procesos, considerando además tanto el control interno como externo.
4.2 Requisitos de la documentación
4.2.1 Generalidades
Nuestro sistema de gestión de la calidad contendrá los siguientes tipos de documentos:
El Manual de la Calidad (MC); define el Alcance de nuestro SGC, incluye una declaración documentada de nuestra Política y Objetivos de la Calidad, identifica responsabilidades y orientación el Sistema de Gestión de la Calidad de nuestra empresa.
El Plan de Gestión de la Calidad (PGC); Establece los Procedimientos de control de documentos, control de registros, auditorias internas, Tratamiento del Servicio No Conforme y Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas, revisión de la Dirección, análisis de datos, gestión de formación y gestión de proveedores los que sustentan el Plan de Gestión de la Calidad contenido en este Manual de la Calidad.
El Procedimiento del Servicio de Capacitación (PSC); describe los procesos del Servicio de Capacitación y de las funciones como Organismo Técnico de Capacitación (OTEC).
El Listado Maestro de Documentos Controlados; este es un documento anexo al Plan de Gestión de la Calidad y establece los documentos y registros controlados utilizados en nuestro sistema de Gestión de Calidad, señalando la identificación, código del documento, versión, fecha de revisión, tipo de almacenamiento y el tiempo de retención.
4.2.2 Manual de la Calidad
El manual de la calidad tiene por finalidad guiar todo el sistema de gestión de la calidad de nuestra empresa, a través de las definiciones de todas las actividades relevantes para el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y Nch 2728:2003 y nuestra prestación de servicios.
En este manual esta incluido el alcance del sistema de gestión de la calidad, las exclusiones, se mencionan los documentos madres del SGC y se muestran los procesos del SGC determinados y la secuencia de estos, a través del Mapa de Procesos.
La aprobación del Manual de la Calidad es responsabilidad de la Directora.
Los antecedentes señalados en este manual de la calidad son utilizados para las capacitaciones inductivas al personal nuevo de nuestra empresa.
4.2.3 Control de los documentos
El Manual de la Calidad es de uso público. El Plan de Gestión de la Calidad, El Procedimiento del Servicio de Capacitación y El Listado Maestro de Documentos Controlados son de uso confidencial, por lo cual se editan una copia de cada uno y acceden sólo las personas que tienen responsabilidad con la gestión de la calidad.
Estos documentos están ubicados en la oficina administrativa de la empresa.
Se ha establecido un “Procedimiento para el Control de los Documentos” en el “Plan de Gestión de la Calidad (PGC)” en su capitulo 6.1, donde se definen las actividades, interfases y responsabilidades de la creación, aprobación, distribución, el archivo y mantenimiento de los documentos internos y externos del sistema de gestión de la calidad.
4.2.4 Control de los registros
Se ha establecido un “Procedimiento para el Control de los Registros” en el “Plan de Gestión de la Calidad (PGC)” en su capitulo 6.2, donde se establece y define los controles para la identificación, almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros del sistema de gestión de la calidad.